Information dort, wo entschieden wird

Im Labor ist nicht jede Information zu jeder Zeit gleich wichtig. Bei der Übergabe einer Probe oder eines Analysenergebnisses entscheidet vor allem, ob die zuständige Person den aktuellen Status, offene Abweichungen und den nächsten zulässigen Schritt kennt.

Das Whitepaper „Lean Labor – Die Architektur guter Arbeit“ bringt dies auf den Punkt: „Die richtige Information muss nicht überall sein. Sie muss im richtigen Augenblick bei der handlungsfähigen Person sein.“

Ein Beispiel aus der analytischen Qualitätskontrolle: Nach einer Messung wird ein Ergebnis zur fachlichen Prüfung weitergegeben. Entscheidend sind die eindeutige Probenidentität, der Bearbeitungs- und Datenstatus, gegebenenfalls eine offene Abweichung sowie die Frage, wer prüfen, entscheiden oder eskalieren darf. Zusätzliche Anzeigen mit vielen Kennzahlen können fehlende Zuständigkeit nicht ersetzen.

Lean Management bedeutet hier nicht, vorgeschriebene Dokumentation zu verkürzen oder Kontrollen zu umgehen. Es bedeutet, die erforderliche Information nachvollziehbar, aktuell und verständlich an der tatsächlichen Entscheidungsschnittstelle verfügbar zu machen. Freigaben und Qualitätsentscheidungen bleiben an geltende fachliche Regeln gebunden.

5S kann die physische Seite unterstützen: definierte Positionen für geschlossene Proben, klare Zustände und auffindbare Unterlagen reduzieren Unklarheit an Übergaben. Die erforderlichen digitalen Informationen, Rollen und Entscheidungsrechte müssen ergänzend organisatorisch festgelegt werden.

Drei Fragen helfen bei der Überprüfung des Ablaufs: Welche Information benötigt die nächste Person? Wer besitzt die fachliche Entscheidungskompetenz? Woran erkennen wir, dass die Übergabe vollständig ist und der nächste Schritt zulässig ist?

Gute Labororganisation macht nicht möglichst viele Daten sichtbar. Sie macht den nächsten fachlich zulässigen Schritt für die verantwortliche Person nachvollziehbar.